نوشتن نامه اداری با هوش مصنوعی

نامه اداری از چه بخش‌هایی ساخته می‌شود

نامه اداری فارسی شکل ثابتی دارد و نامه‌ای که برمی‌گردد بیشتر وقت‌ها سر همین شکل برمی‌گردد، نه سر محتوا: عنوان گیرنده کوتاه نوشته شده، موضوع در یک سطر نیامده، یا جمله پایانی محاوره‌ای است. دستور شما می‌تواند دو خط باشد؛ چیزی که تیز می‌نویسد در همین ساختار است.

نمونه: از دستور کوتاه مدیر تا نامه نوشته‌شده

این نمونه از پیش آماده شده است و گفتگوی زنده نیست. شماره نامه پیشین و مهلت پاسخ در خود دستور آمده‌اند؛ هرچه را ندهید، مدل ممکن است خودش بسازد و عددی بنویسد که درست به‌نظر می‌رسد و نیست. شماره و تاریخ ثبت هم کار دبیرخانه سازمان شماست.

قالب و عبارت‌های ثابت سازمان، یک بار گفته می‌شود

هر سازمانی عادت‌های مکاتباتی خودش را دارد: عبارت پایانی مشخص، شیوه نوشتن موضوع، امضای دو نفره، یا جمله‌ای که همیشه در نامه‌های مالی می‌آید. این‌ها را یک بار می‌گویید و از آن پس در نامه‌های همه اعضا به‌کار می‌روند.

• قالب نامه سازمان، به‌عنوان یک متن مشترک برای همه اعضا
• عبارت‌های ثابت: عنوان گیرنده‌های پرتکرار، جمله پایانی، نام و سمت امضاکننده
• نکته‌های شخصی هر عضو، جدا از آنچه با کل سازمان مشترک است

شرح کامل این کار در حافظه و قالب‌های سازمان آمده است.

این حافظه از روی چند پیام تازه گفتگو ساخته می‌شود، نه از کل آن، و پیام خیلی کوتاه اصلاً چیزی به آن اضافه نمی‌کند. قالب نامه را در یک پیام کامل بنویسید، نه در چند تکه دو کلمه‌ای.

فایل Word که در ورد راست‌به‌چپ باز می‌شود

نامه‌ای که در گفتگو درست دیده می‌شود، وقتی به فایل Word تبدیل شود اغلب به‌هم می‌ریزد. دلیلش چند ریزه‌کاری است که در فایل docx فارسی باید درست باشد و کمتر کسی آن‌ها را دستی تنظیم می‌کند. تیز فایل را پس از ساخت اصلاح می‌کند:

• در بندی که جهتش راست‌به‌چپ است، ورد «راست‌چین» را به معنای لبه چپ می‌خواند؛ اگر همان را مستقیم تنظیم کنید، نامه چپ‌چین درمی‌آید.
• ضخیم‌بودن حرف فارسی و ضخیم‌بودن حرف لاتین در دو ویژگی جدا از هم ذخیره می‌شوند؛ اگر آن یکی تنظیم نشود، تیتر نامه با وزن متن معمولی درمی‌آید.
• جدول داخل نامه تنظیم جداگانه‌ای می‌خواهد تا ستون‌ها از راست شروع شوند.
• قلم فارسی در خود فایل جاسازی می‌شود تا روی رایانه‌ای که آن قلم را ندارد هم درست باز شود.

برای PDF هم موتور ساخت سند را اصلاح کرده‌ایم تا حرف‌های فارسی در ترتیب بصری درست چیده شوند، و این اصلاح‌ها را عمومی منتشر کرده‌ایم؛ دو مورد از آن‌ها به پروژه اصلی پیشنهاد شده است. شرح کامل در چرا خروجی PDF فارسی اغلب ابزارها خراب است آمده است.

نیم‌فاصله در متن اداری، با عددی که خودمان گرفتیم

نامه اداری بدون نیم‌فاصله درست، شلخته دیده می‌شود. مدل‌های زبانی در متن کوتاه نیم‌فاصله را رعایت می‌کنند و در متن بلند رهایش می‌کنند. روی پاسخ‌های ذخیره‌شده اندازه گرفتیم:

تیز به هر نوبت فارسی یک دستور کوتاه نگارش می‌چسباند که نیم‌فاصله و ی و ک فارسی را بخواهد. این درخواست از مدل است، نه تضمین؛ نامه نهایی را بخوانید.

مرز کار

• لحن و درجه رسمیت قضاوت انسانی است. تیز پیش‌نویس می‌دهد؛ اینکه این نامه با این لحن نزد این گیرنده برود، تصمیم شماست.
• نامه‌ای را که نخوانده‌اید امضا و ارسال نکنید. مدل گاهی جمله‌ای می‌سازد که درست به‌نظر می‌رسد و در پرونده شما بی‌جاست.
• شماره ثبت، گردش امضا و ارجاع دبیرخانه کار تیز نیست؛ این‌ها در سامانه اتوماسیون خود سازمان می‌مانند. کاری که از تیز برمی‌آید سپردن نامه به تخته کار برای بازبینی است، با فایل تحویلی روی همان کارت.
• اگر نامه به رکوردی در اودو اشاره دارد، تیز می‌تواند آن را بخواند و پیام ثبت کند، اما حذف و بایگانی برایش ممکن نیست.
• متن نامه و فایل پیوست برای ساخت پاسخ به مدل بیرونی می‌روند؛ مسیر داده در امنیت و داده نوشته شده است.

سؤال‌های پرتکرار

ادامه بدهید