پیگیری کارهای تیم با هوش مصنوعی

کاری که در گفتگو می‌ماند، پیگیری نمی‌شود

بیشتر کارها وسط یک گفتگو ساخته می‌شوند: «گزارش این ماه را بنویس و مدیر فروش تأییدش کند». آن جمله تا جایی ثبت نشود، هفته بعد کسی دنبالش را نمی‌گیرد و پیدا کردنش یعنی بالا رفتن در تاریخچه گفتگو. تخته کار تیز همان جمله را به کارتی تبدیل می‌کند که صاحب و وضعیت دارد و فایل تحویل‌شده به آن می‌چسبد.

نمونه: یک جمله در گفتگو، یک کارت روی تخته

این نمونه از پیش آماده شده است و گفتگوی زنده نیست.

زندگی یک کارت، از درخواست تا بازبینی

1. کار در گفتگو گفته می‌شودهمان‌جا که درباره‌اش حرف می‌زنید می‌گویید چه چیزی باید تحویل داده شود.
2. کارت با یک صاحب ساخته می‌شودکارت به نام یک عضو ثبت می‌شود و از آن لحظه پیگیری با یک نفر مشخص است.
3. خبرش به صاحب کار می‌رسدکارت روی تخته دیده می‌شود، و اگر مدیر سازمان تلگرام را فعال کرده باشد، خبر و یادآور آن در تلگرام هم می‌رسد.
4. کار انجام و فایل پیوست می‌شودهمان گزارش فارسی یا نامه‌ای که تیز ساخته به کارت می‌چسبد و با همان کارت باز می‌شود.
5. یک نفر بازبینی می‌کند و کارت بسته می‌شودبازبین خروجی را می‌خواند و کارت را می‌بندد؛ تا آن لحظه کارت باز می‌ماند.

اگر کار به تأیید نیاز داشته باشد و تلگرام فعال باشد، درخواست تأیید هم همان‌جا برای تأییدکننده فرستاده می‌شود.

تخته کار تیز، یا اودو

اگر سازمان شما اودو دارد، لازم نیست کارها دو جا باشند. تیز می‌تواند روی همان اودو کار کند: رکورد را می‌خواند، رکورد تازه می‌سازد، ویرایش می‌کند و روی رکورد پیام ثبت می‌کند. اما حذف و بایگانی برای تیز در دسترس نیست، و این مرز در خود اتصال اجرا شده است، نه در یک بند قرارداد.

انتخاب میان این دو، مثل بقیه اتصال‌ها، پیش از راه‌اندازی سازمان توافق می‌شود.

کاری که هر ماه تکرار می‌شود

بعضی از کارهای هر تیم تکراری‌اند: همان گزارش ماهانه، همان قالب نامه. تیز نکته‌های شخصی هر عضو و نکته‌ها و قالب‌های مشترک سازمان را نگه می‌دارد و در کارهای بعدی از همان‌ها استفاده می‌کند، پس لازم نیست هر بار قالب را از نو توضیح دهید.

• نکته‌های شخصی یک عضو و نکته‌ها و قالب‌های مشترک سازمان جدا از هم نگه داشته می‌شوند.
• این مرحله فقط چند پیام آخر همان گفتگو را می‌خواند، نه همه تاریخچه را.
• یک پیام خیلی کوتاه اصلاً این مرحله را به کار نمی‌اندازد؛ شرحش در حافظه و قالب‌های مشترک آمده است.

مرز کار

• این تخته جای یک ابزار کامل مدیریت پروژه را نمی‌گیرد: وابستگی میان کارها، نمودار زمانی، تخمین ساعت و گزارش منابع در آن نیست.
• کاری که از تیز عبور نمی‌کند اینجا هم دیده نمی‌شود؛ تخته برای کارهایی است که خروجی‌شان در تیز ساخته می‌شود.
• کارت داخلی خودش بسته نمی‌شود. اگر کسی سراغش نرود باز می‌ماند — و همین یعنی تخته به‌اندازه‌ای که تیم مرتبش نگه دارد مرتب است. تنها استثنا کارتی است که از اودو آمده باشد: آن یکی وقتی وظیفه‌اش در اودو بسته شود، اینجا هم بسته می‌شود. تخته‌ای که کسی نگاهش نکند پر از کارت باز می‌شود.
• یادآور و درخواست تأیید در تلگرام تنها وقتی کار می‌کند که راه‌اندازی شده باشد و مدیر سازمان اجازه داده باشد.
• مدل گاهی اشتباه می‌کند؛ فایلی که روی کارت می‌نشیند باید خوانده شود، و بازبینی برای همین یک مرحله جداست.
• سقف مصرف هر عضو و اینکه چه کسی کدام مدل‌ها را ببیند در مدیریت سازمان تعیین می‌شود، نه روی خود کارت.

سؤال‌های پرتکرار

ادامه بدهید